Simți că echipele agenției tale nu sunt bine conectate? Că informația este dezordonată? Că din cauza acestor doi factori – printre alții – clienții sunt nemulțumiți? Dacă răspunsul la aceste întrebări a fost „da”, este un semn că ai nevoie de un ERP. Continuați să citiți pentru a afla mai multe!
Pentru ca o agenție să aibă succes și să-și atingă obiectivele, fluxul de lucru trebuie să fie foarte bine organizat și care să includă un sistem care să răspundă bine nevoilor sale, cum ar fi un ERP .
Este obișnuit ca persoanele care au sau lucrează în agenții să fi auzit termenul, este și mai frecvent că au îndoieli cu privire la funcționarea și importanța acestuia. De aceea am scris acest articol in care vorbim despre subiect prin punctele de mai jos.
- Ce este ERP?
- Pentru ce este ERP?
- Cum funcționează sistemul ERP în companii?
- Care sunt beneficiile pe care le oferă ERP?
- Cum implementezi un sistem ERP în agenția ta?
- Care sunt caracteristicile fundamentale ale unui ERP?
- Cum alegi cel mai bun sistem pentru compania ta?
- Faceți cunoștință cu Studioul!
Mergem mai departe?
Ce este ERP?
ERP este acronimul pentru Enterprise Resource Planning, adică Enterprise Resource Planning . Este un software folosit de companii (inclusiv agenții) pentru a gestiona toate sarcinile legate de rutina de lucru, cum ar fi:
- financiar;
- vânzări;
- achiziții;
- proiecte;
- marketing;
- prezența;
- intre altii.
Astfel, ERP aduce o soluție completă de management corporativ astfel încât să o poți folosi pentru a aduna toate acțiunile efectuate în fiecare departament al agenției și a aduce rezultatele de business așteptate.
Pentru ca acest lucru să se întâmple, sistemul ERP reunește toate procesele utilizate în companie într-un mod omogen. În acest fel, de exemplu, nu este necesar ca echipa dvs. de vânzări să aibă informații despre un client și echipa de service să aibă o duplicare a datelor despre același client.
Până la urmă, ERP-urile sunt dezvoltate tocmai pentru a stoca o mulțime de informații pentru a optimiza toate serviciile agenției. Prin urmare, pentru companiile care lucrează în colaborare în cele mai diverse sectoare, acesta este un instrument important.
Istoria ERP
Termenul a fost folosit pentru prima dată în 1990 de către Gartner Group, o companie americană de cercetare care căuta o modalitate de a controla managementul celor mai diverse resurse ale sale, precum: finanțe, HR, vânzări, logistică etc.).
De atunci, sistemul a fost din ce în ce mai dezvoltat pentru a răspunde nevoilor celor mai variate tipuri de companii. Astfel, chiar și în anii 1990, nu numai companiile cu scopuri comerciale adoptau ERP, ci și guvernele și organizațiile neguvernamentale .
De acolo, dezvoltatorii ERP au început să ofere soluții care au servit sectoarele companiilor, atât separat, cât și în ansamblu. În curând, utilizarea acestei soluții a început să devină din ce în ce mai comună în managementul corporativ.
Extindere ERP
Încă în anii ’90, sistemul ERP a avut o creștere care a atins un boom de expansiune în anul 2000, când companiile au ales să-și înlocuiască vechile sisteme de management și prima alegere care le-a apărut a fost ERP.
Întrucât Marketing 2.0 (un termen inventat de Philip Kotler ) era în evidență la acea vreme, concentrarea asupra clientului era foarte importantă. Pentru ca acest lucru să se întâmple este necesar să avem o relație bună cu ei și aceasta se construiește din momentul în care companiile ajung să știe exact ce își dorește fiecare client.
Totuși, dacă cardul are mai mult de o mie de clienți, de unde știi sau îți amintești obiectivele fiecăruia atunci când îți contactezi compania? Echipele de vânzări discută cu mulți potențiali în fiecare zi, echipele de servicii pentru clienți sau CS contactează, de asemenea, mai mulți clienți pe zi. Desigur, nu-și amintesc particularitățile fiecăruia, dar clienții vor să-ți amintești de ele, vor să se simtă doriți. Acest lucru este bun pentru afaceri.
Oricât de mult companiile tind să se concentreze pe achiziționarea și păstrarea clienților , acestea nu sunt singurele puncte care garantează succesul unei companii, în special al agențiilor. Eficiența financiară, viteza de deservire a clienților, printre alte sarcini, contează și ele.
În plus, face ca fluxul de lucru la agenția ta să funcționeze mai bine. Până la urmă, în cadrul ERP-ului este posibil să verifici istoricul comercial informând când clientul a angajat compania ta, îndoielile pe care le-a avut cu echipa de service, rapoartele CS, istoricul financiar (chiar pentru a ști dacă clientul este la curent cu recidiva).
În acest fel, toate departamentele sunt aliniate la informațiile generale despre clienți, care sunt esențiale pentru păstrarea și succesul acestora. În cazul în care dorește să se întoarcă , de exemplu, CS poate folosi aceste elemente în avantajul său spunând ceva de genul:
„Ați angajat agenția cu obiectivul X și suntem pe drumul cel bun. Văd că firma financiară a reușit să flexibilizeze colectarea și că ați dat note maxime pentru serviciu. De aceea ne pasă de succesul tău. Sunteți sigur că doriți să opriți parteneriatul nostru?”
Astfel, ERP reușește să reunească mai multe puncte care fac parte din administrarea agenției tale: managementul succesului clienților (CSM), managementul relațiilor cu clienții ( CRM ), business intelligence ( BI ), printre altele.
Tendința este că sistemele ERP acoperă din ce în ce mai mult diferitele funcții și roluri pe care companiile le au în segmentele lor cele mai variate, eliminând practica de a organiza totul în foi de calcul astfel încât totul să fie organizat într-un singur loc.
Pentru ce este ERP?
La o primă impresie, unii oameni tind să creadă că ERP este pur și simplu un organizator de sarcini pentru toate sectoarele unei companii, un simplu înlocuitor pentru vechiul mod de management care constă de obicei dintr-o mulțime de software, foi de calcul și lucrări. Cu toate acestea, aceasta nu este singura sa funcție.
ERP-ul aduce o serie de instrumente care, atunci când sunt utilizate împreună, îmbunătățesc întreaga activitate a unei agenții, crescând eficacitatea rezultatelor și optimizând timpul angajaților săi, iar toate acestea aduc drept consecință ceea ce toată lumea se străduiește să obțină: mai multă rețetă .
În plus, ERP reduce complexitatea operațiunilor dumneavoastră, astfel încât să cunoașteți cu exactitate tot ce se întâmplă în cadrul agenției. Dacă în trecut nu se putea ști ce face fiecare echipă, cât de eficiente îi erau sau nu sarcinile, prin ERP-ul poți face asta. Proprietarii și managerii de agenții au nevoie de acces ușor la toate aceste informații pentru a se asigura că totul merge bine.
Dacă acest lucru nu se face, sunteți supus pierderii controlului și a productivității acțiunilor agenției. De exemplu: cum să cunoaștem nivelul de conversie al potențialilor în clienți dacă singurul acces la această urmărire este o foaie de calcul Google Drive la care are acces doar agentul de vânzări? Despre tichetele de serviciu, de unde știi cât de satisfăcătoare sunt dacă înregistrarea se face într-un caiet care se află pe biroul însoțitorului?
Din acest motiv, instrumente precum ERP sunt esențiale pentru a organiza în siguranță munca tuturor echipelor tale. Deși există și alte soluții despre care vom vorbi mai târziu în această postare.
Care este formatul unui ERP?
După cum puteți vedea până acum, formatul unui ERP este unificator, deoarece reunește procesele principale ale unei companii – marketing , vânzări, succesul clienților, servicii, achiziții, finanțe, HR – într-un singur loc. Acest lucru permite tuturor echipelor să fie și mai conectate în munca pe care o au în comun.
Sistemul ERP este capabil să colecteze date în acest fel deoarece este conceput în acest scop. Astfel, toate informațiile compilate sunt disponibile și într-un format ușor de înțeles pentru toți membrii agenției. Aceste date pot include orice, de la o întâlnire cu echipa comercială la o listă de plată lunară.
Cum funcționează sistemul ERP în companii?
Pe scurt, sistemul ERP a fost creat pentru a stoca informații despre o companie și astfel a facilita munca angajaților acesteia. Până la urmă, lipsa unei singure limbi în afaceri îngreunează munca, ținând cont de faptul că fiecare echipă sau chiar fiecare membru are un mod diferit de lucru și acest lucru poate împiedica comunicarea.
Chiar dacă este o agenție mică în care jonglarea făcută pentru a înțelege munca celuilalt este necesară, aceasta nu este o practică bună. Dacă compania crește și numărul de angajați crește, acest obicei va merge cu ea și va aduce o problemă la fel de mare ca și creșterea.
Prin urmare, de la început, a se asigura că fiecare se adaptează la un mod omogen de lucru este cel mai potrivit. Pentru aceasta este necesar un software de management care să îndeplinească această funcție. Îndeplinirea acestui scop este ceea ce ERP-urile trebuie să realizeze în companii.
Cum se aplică ERP-ul în rutina companiilor?
În teorie, este ușor de înțeles cum funcționează un ERP, dar modul în care este aplicat de fapt în viața de zi cu zi a companiilor este marea întrebare. Primul punct de înțeles este scopul sistemului: de a ajuta angajații agenției să-și facă treaba mai eficient.
Pe scurt, ERP-ul trebuie să conștientizeze pe toată lumea tot ceea ce se întâmplă în cadrul companiei, care include toate greșelile și reușitele fiecărui sector. În acest fel, este posibil să vedem unde productivitatea eșuează și care sunt modalitățile de optimizare a acestora pentru ca firma să atingă obiectivul dorit de toți.
Deși fiecare înțelege bine domeniul în care își desfășoară activitatea – vânzătorul în vânzări, însoțitorul în service etc. – schimbul de informații este necesar pentru ca îmbunătățirile să poată fi împărtășite.
Agentul de vânzări le poate spune funcționarilor care sunt cele mai frecvente dureri ale clienților. Pe de altă parte, însoțitorul poate raporta departamentului financiar care sunt principalele motive pentru care clienților le este greu să plătească taxele lunare pentru serviciile recurente.
Acest lucru face companiile să caute soluții precum ERP, astfel încât aceste acțiuni să poată fi efectuate în rândul membrilor lor.
Care sunt beneficiile pe care le oferă ERP?
Acum că ați înțeles ce este un sistem ERP și care sunt funcțiile acestuia, să vedem acum care sunt principalele beneficii pe care le poate genera agenției dumneavoastră.
cresterea veniturilor
Când vorbim de costuri, trebuie să ținem cont nu doar de totalul pe care compania trebuie să-l plătească la sfârșitul lunii, ci, mai ales, de factorii care o determină să plătească aceste costuri sau să factureze mai puțin. Să vedem câteva exemple?
Pentru ca un agent de vanzari sa poata aduce in agentie mai multi clienti, trebuie sa cunoasca bine nevoile fiecaruia, indiferent de numarul de intalniri pe care le are cu acestia. Dacă își amintește toate aceste informații, va putea vinde mai mult . Dar, cum să faci asta?
Dacă numărul de implicite este în creștere, compania financiară trebuie să urmărească acești clienți prin telefon, e-mail, printre alte canale de comunicare. Dar, cum să faceți acest lucru dacă există mulți debitori pe card?
ERP este o soluție de înregistrare a informațiilor necesare echipelor de mai sus, printre altele, pentru a-și îndeplini sarcinile. Această facilitate face ca fluxul de numerar să crească.
Automatizare
În cazul în care vă întrebați cum se pot face acțiunile menționate mai sus, nu vă faceți griji, vă vom spune asta acum.
ERP-ul are instrumente de automatizare, astfel încât acțiunile care trebuie efectuate nu depind doar de acțiunile dumneavoastră manuale. Astfel, mesajele pot fi programate pentru a fi trimise în zilele și orele cele mai potrivite pentru conversie, mementourile pot notifica ora fiecărei sarcini (cum ar fi un apel important, de exemplu).
Prin urmare, ERP-ul devine asistentul fiecărui membru al agenției dumneavoastră pentru a desfășura toate activitățile care trebuie desfășurate.
Transparență și securitate
Dacă într-o agenție, persoana care se ocupă de serviciu habar n-are ce face vânzătorul, deși nici nu știe ce tehnici folosește CS pentru a păstra clienții, este semn că procesul de lucru între echipe este foarte greșit.
Este important ca toată lumea să fie conectată pentru a avea o bună comunicare și pentru a evita refacerile . La urma urmei, dacă nu există transparență că o lucrare a fost făcută, altul poate ajunge să o facă din nou inutil.
Acest lucru oferă și o mai mare siguranță, ținând cont că toată lumea știe ce se întâmplă în interiorul agenției. Dacă agentul vorbește cu clientul care pune o întrebare legată de alt sector, acesta poate răspunde accesând informațiile stocate în ERP.
Control mai mare asupra vânzărilor
Știi din capul tău câte vânzări a făcut agenția ta în ultima lună? Nu? Ei bine, nu vă faceți griji, cel mai obișnuit lucru este să nu știți. Totuși, asta nu înseamnă că este acceptat să ai vreun control asupra vânzărilor tale.
Unul dintre avantajele ERP este tocmai acela ca, la organizarea tuturor vanzarilor realizate, este mai usor sa cunosti nu doar totalurile acestora, ci si alte puncte importante precum biletul mediu si rata de conversie de la prospect la clienti.
Cunoscând aceste informații, puteți identifica zone de îmbunătățire, puteți ghida reprezentanții de vânzări pentru a-și îmbunătăți abordările și, astfel, să vindeți mai mult.
Cum implementezi un sistem ERP în agenția ta?
Pentru a face această implementare, nu este suficient să angajați pur și simplu software-ul, punct. Înainte de a face acest lucru, este necesar să ridicăm punctele pe care le evidențiem mai jos pentru ca această decizie să fie coerentă.
Definiți-vă proiectul
Nu are rost să ai cea mai bună mașină din lume dacă nu are combustibil și același lucru este valabil și pentru orice sistem pe care vrei să-l implementezi în agenția ta. Oricât de bun ar fi, cu greu va aduce rezultate dacă nu se bazează pe o strategie.
Prin urmare, primul pas în implementarea unui ERP este să vă definiți proiectul , adică ce obiective de afaceri dorește să atingă agenția dvs. și care sunt modalitățile prin care sistemul vă va ajuta să ajungeți acolo.
Evaluați-vă cu atenție furnizorul
Așa cum un client, atunci când cumpără un produs sau serviciu de la agenția dumneavoastră, are nevoie de sprijinul dumneavoastră în caz de dificultate (mai ales dacă oferta dumneavoastră este un serviciu), trebuie să contați și pe acest suport atunci când angajați un ERP.
Prin urmare, înainte de a încheia o afacere cu primul furnizor care apare, încercați să o evaluați bine. Organizați atâtea întâlniri cât este necesar pentru a vă clarifica toate îndoielile și pentru a vă asigura că este software-ul potrivit pentru dvs.
Efectuați o analiză de impact asupra afacerii
Deci, înțelegeți impactul pe care software-ul îl poate avea asupra afacerii dvs. Vanzarea acestui tip de solutie, fiind complexa, impune organizarea mai multor intalniri cu prospectul pentru a se asigura ca produsul in cauza este cel mai potrivit.
Întrucât prospectul , în acest caz, ești tu, cere tot ce ai nevoie reprezentantului de vânzări care lucrează cu tine pentru a vinde o astfel de soluție. Spuneți obiectivele și provocările dvs., astfel încât el să explice cum le va gestiona sistemul, astfel încât agenția dvs. să reușească.
Antrenamente
Acesta este un alt punct care necesită atenția ta: să știi dacă compania care dezvoltă ERP-ul include training care te ajută pe tine și echipele tale să folosești instrumentul. Revenind la exemplul mașinii, nu are rost să ai unul, cel mai bun combustibil, dar să nu știi să conduci. De aceea, pregătirea pentru a obține cele mai bune rezultate din instrument este esențială.
Când vorbim de training, nu ne referim la tutoriale cu explicații omogene, ci la un reprezentant al companiei dedicat să explice tuturor echipelor lor cum trebuie aplicat ERP-ul în fiecare sector al agenției: marketing, service, finanțe, HR etc.
Care sunt caracteristicile fundamentale ale unui ERP?
Ceva de care trebuie să ții cont și atunci când te gândești la implementarea unui ERP în agenția ta este să cunoști principalele sale caracteristici precum cele patru pe care le evidențiem mai jos.
Flexibilitate
Nu tu trebuie să te adaptezi la ERP, ci ERP-ul trebuie să se adapteze la tine. Prin urmare, una dintre caracteristicile sale este flexibilitatea la cele mai diverse tipuri de companii.
De aceea este atât de important să discutați mai întâi cu un consultant pentru a afla dacă ERP-ul poate fi adaptat modului în care funcționează agenția dumneavoastră. Prin urmare, fiți transparent și explicați cum funcționează domeniul dvs. de activitate în vederea atingerii obiectivului pe care toți membrii companiei îl au în comun.
Daca exista vreo limitare in ERP in legatura cu instrumentele si metodologiile la care deja folositi si la care nu puteti renunta, este recomandat sa implicati IT-ul agentiei pentru a vedea care sunt posibilitatile.
conectivitate
Știți când clientul vorbește cu un însoțitor de la agenția dumneavoastră în legătură cu o factură deschisă, care ajunge să fie transmisă departamentului financiar pentru a o localiza? Sau când CS este raportat despre ceva care a fost spus în vânzare și trebuie să meargă după agentul de vânzări pentru a clarifica punctul cu clientul?
Aceste situații perturbă rutina celor implicați și, cel mai rău, îl lasă pe client nemulțumit din cauza lipsei de comunicare între sectoare. Pentru a evita acest lucru, departamentele trebuie să fie conectate printr-un singur canal, motiv pentru care ERP este atât de necesar.
Organizare
Organizarea este esențială într-o agenție. Agentul de vanzari trebuie sa aiba toate informatiile referitoare la clienti, departamentul financiar trebuie sa aiba acces la intregul istoric de plati al clientilor, trebuie sa fii la curent cu toate activitatile care se desfasoara in companie.
Pentru ca acest lucru să se întâmple, totul trebuie să fie sortat într-un singur loc, tocmai asta face ERP. Dacă un client vă sună brusc agenția și vă pune o întrebare cu privire la un subiect care a fost tratat, de exemplu, acum doi ani, „Nu-mi amintesc” nu mai are spațiu odată ce ERP-ul este pus la punct.
Cum alegi cel mai bun sistem pentru compania ta?
În acest moment, trebuie să vă puneți această întrebare, nu? Iată trei sfaturi pe care ar trebui să le iei în considerare pentru a alege cel mai potrivit ERP pentru agenția ta.
Definiți procesele prioritare
Oricât de uimitor este sistemul, acesta trebuie să fie conectat la procesele de afaceri ale companiei dumneavoastră. Prin urmare, chiar înainte de a căuta acest tip de soluție, pune-le definiți pentru a cunoaște tipul de ERP care este cel mai potrivit pentru agenția ta.
Optează pentru un sistem ușor de implementat
După cum am spus mai devreme, ERP-ul este cel care trebuie să se adapteze modului în care funcționează agenția dumneavoastră. Deci, dacă implementarea este atât de complexă încât tu și membrii echipei tale trebuie să contactați asistența de mai multe ori, aceasta ar putea să nu fie cea mai bună soluție. ERP trebuie să fie ușor de utilizat pentru toată lumea din companie.
Evaluați eficiența costurilor
Conceptul de scump și ieftin depinde de beneficiile pe care ți le poate aduce un produs sau serviciu. Dacă angajarea unui sistem depășește bugetul dvs. , dar aduce rezultatele pe care ați muncit atât de mult pentru a le obține, raportul cost-beneficiu merită.
Urmând îndrumările prezentate în acest articol, vei putea alege cel mai potrivit sistem ERP pentru agenția ta. Și dacă vă întrebați pe care trebuie să vă recomandăm, nu vă faceți griji, vorbim despre asta acum.
